Grande parte das empresas promove anualmente uma grande reunião de seus gerentes. O intuito é discutir: metas, resultados, rumos, caminhos, novas possibilidades, etc. Essas reuniões costumam, quando possível, financeiramente, ser realizadas em hotel visando conseguir maior privacidade. Já participei de muitas e a essência desse tipo de encontro é uma total imersão, “maratonista”, de dezenas de horas focados nos itens pré-estabelecidos. A estrutura é sempre muito parecida, são intercaladas apresentações, palestras, dinâmicas de grupo, almoços, jantares, às vezes show, às vezes atividades esportivas, enfim não há tempo vago. Você termina esse tipo de reunião (normalmente fim de semana), morto, acabado, exausto e querendo mamãe.

Analisando a questão!
Há muito me questiono quanto à valia desse tipo de reunião. Por que uma única vez ao ano? Não poderiam ser trimestrais, por exemplo. Por que são sempre os mesmos participantes? Não seria esse um processo viciado? Não seria o caso de montar uma reunião, também com alguns funcionários de cada departamento? Alias uma vez eu criei uma reunião desse tipo. Foi a gloria! O nível de mágoa levantado entre os departamentos foi tão grande que beirava o ridículo. Por que isso aconteceu? Porque foi uma condição “Sine qua non”, de que nenhum dirigente, gerente ou chefia pudesse participar dessa reunião. Por conta disso os funcionários foram estimulados a se “soltar”. Outra opção seria intercalar alguns funcionários juntamente com os gerentes. Enfim, muitas são as possibilidades. O que isso nos mostra! Existe um fosso enorme entre a visão da direção e o operacional.

Reuniões são ou não importantes?
Logicamente que são importantes. Elas devem fazer parte da vida da empresa, pois favorecem as estratégias, a comunicação, análise de problemas as oportunidades, entre outras coisas. O grande entrave está na condução da reunião e no pós-reunião. A condução de uma reunião deve prever a objetividade, para não cair na vala comum do “achismo” ou que penda para o lado pessoal (emocional), dificultando assim a clareza, objetividade e transparência de cada opinião envolvida. De preferencia deve ser dirigida pela maior autoridade presente, a fim de facilitar a coordenação dos trabalhos, bem como manter a disciplina.

Objetivos, Controles e Cobrança.
Traçar os objetivos da reunião é um ponto fundamental, parece obvio, mas boa parte dessas reuniões é desestruturada nesse sentido. Uma boa reunião deve principiar antes de seu inicio, ou seja, ela começa já na definição de sua data. Primeiramente deve ser criada a figura do “dirigente” que pode ser um diretor, o presidente, consultor... Essa pessoa deve ficar incumbida de criar todo o planejamento da reunião de modo que se estabeleça a pauta, horários, tempo de cada participante, assunto, início, término etc. 

Outro detalhe importante é organizar e controlar tudo que for tratado durante a reunião, seja, por meios eletrônicos (gravação, filmagem) ou escrita. Quando as pessoas sabem que serão filmadas ou gravadas tendem a se preparar melhor, pois nessa condição não podem alegar: eu não disse isso. Gerar os relatórios de tudo que foi discutido além de importante se torna um compromisso.

Por fim cabe ao dirigente da empresa assumir a posição de cobrar tudo que foi acertado durante o evento. Por isso, na maioria das vezes essas reuniões terminam em “pizza”. Acabam sendo mais um evento social do que uma reunião de trabalho.  

Como sempre, gosto de afirmar que nestes textos não me proponho a criar verdades, nem tampouco desenhar um tratado sobre conduta empresarial. A ideia é simplesmente levar o leitor a refletir sobre um ângulo diferente, para entretê-lo e fazê-lo meditar. Só isto, nada mais!

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